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李彩玉:金融行业档案管理实战保密意识提升

李彩玉老师李彩玉 专家讲师 5查看

课程概要

培训时长 : 1天

课程价格 : 扫码添加微信咨询

课程分类 : 职业素养

课程编号 : 42711

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适用对象

人力资源管理者、档案管理专职人员,档案管理兼职人员

课程介绍

课程背景:

企业的发展,人才是关键。比如人事档案,它记载着人才成长的全部内容,对员工的升迁、待遇、福利、退休等方方面面都有着举足轻重的作用。企业的发展需要全方位的支撑,其中档案管理企业的发展就更为重要了。古往今来,档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。不仅包括在档案馆的管理,甚至可以扩大到日常文件的拟写、运行、管理、归档的整个工作流程当中。

做好档案管理,不仅能够更清晰了掌握企业发展的每个阶段的重要事项,还可以大大的提升工作效率。然而,在现实工作场景中,仍有一些企业还没有真正的认识到档案的重要性。本课程结合国有企业档案管理的特点,从档案管理理论上提高学员对于档案管理的认识和重视,加强档案管理的范围及规范档案管理的流程,并给出档案管理的要求和管理方法。课程以理论为出发点,切合实际情况,结合企业在实际工作中遇到的需要处理的档案,进行模拟,对出现的问题,有的放矢的进行攻关。提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

课程结构模型:

课程赠送工具:

《档案管理全套电子表格》1套

《档案管理配套制度模版》1套

《档案管理配套国家相关法规》1套

课程收益:

u 从理论的高度让学员全面的认识档案管理;

u 结合行业实际让学员了解档案管理重要性;

u 运用现代管理技能提升学员档案管理技巧;

u 通过现场讲解,让学员掌握规范管理流程;

u 教会学员正确的发现问题并解决问题;

u 通过案例分析了解泄密的风险,提升档案保密意识。

课程时间:

1-2天, 6小时/天

授课对象:

人力资源管理者、档案管理专职人员,档案管理兼职人员

授课方式:

讲解、课堂互动、案例分享、实操练习、工具表单、视频分享

课程大纲

第一讲:认知篇-什么是档案管理

思考1:什么是档案?

导入:

1、中国古代的档案管理

2、现代企业的档案管理

一、档案的种类

1、按来源分为2类

2、按内容分为3类

3、按形成进间分2类

4、按档案载体分为4类

思考2:为什么要做档案管理

二、档案管理的六个原则

三、档案管理的趋势分析

1、电子化利用

2、信息集成化

3、数字档案馆

第二讲:实战篇-档案的收集

讨论4:目前公司的档案管理是怎么做的

思考4:在收集阶段,主要收集哪些材料,收集的标准是什么?

一、档案收集的两个渠道

1、内部收集

2、外部收集

二、档案收集的三个范围

1、管理文件

u 管理文件包括4个方面

思考5:管理类文件主要有哪些?

2、科技文件:5个特点及5种类型

思考6:科技类文件有哪些?有什么特点?

3、其他文件

思考7:除了以上,公司还有哪些文件?

三、档案的鉴定与归档

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值,应该归档

讨论5:您所在的部门哪些岗位是有价值的,您是怎么归档的?

3、对不需归档的文件要进行剔除

讨论6:针对不需要的文件您是如何处理的?

四、档案归档的时间管理

1、管理性文件的归档要求

2、科技性文件的归档要求

3、财务类文件的归档要求

表单1:档案移交目录

表单2:会计档案移交清单

思考8:什么是电子文件

4、电子文件的归档要求

表单3:电子文件登记归档

表单4:电子档案移交与接收登记表

小组互动1:企业档案收集过程中有哪些材料要重点收集?

第三讲:实战篇-档案的整理立卷

一、档案整理的6个环节

1、区分全宗

2、全宗内档案分类

3、编目

4、立卷

5、案卷排列和编号

6、装订或装盒

二、档案整理的四项原则

1、保持有机联系

2、符合文档一体化管理

3、纸质和电子的协调

4、区分文件的价值

三、档案的分类的六种方法

1、年度-机构-保管期限

2、年度-保管期限-机构

3、保管期限-年度-机构

4、机构-年度-保管期限

5、机构-保管期限-年度

6、问题-保管期限-年度

举例:年度-机构-保管期限分类图示

讨论7:您当下是如何分类的,存在哪些困惑?

四、档案的整理与立卷

1、传统档案整理流程

u 传统档案整理流程8步曲详解

表单5:以案卷为单位装订时所用归档式样

举例:档号式样示例01

举例:档号式样示例02

表单6:卷内文件目录

表单7:归档文件目录

表单8:案卷封面

2、新规则下档案整理流程

u 新规则下档案整理的6步曲详解

表单9:以件为单位装订时所用归档章式

表单10:归档章填写示例

表单11:归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12:归档文件目录

第四讲:实战篇-档案的价值鉴定

一、决定档案保存价值的两大要素

1、社会利用

2、自身特点

二、档案价值鉴定的四种方法

1、分析档案的内容

2、分析档案的来源

3、档案的时效性

4、分析档案产生的时间

三、档案价值鉴定的工作程序

1、文件归档鉴定

2、划定文件保管期限

3、销毁无价值档案

4、档案 价值复审

四、档案的销毁

1、审批

2、执行与监督

3、后期处理

小组讨论:某公司的档案销毁的问题

表单11:归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12:归档文件目录

小组互动2:公司档案的销毁的特别注意事项?

第五讲:实战篇-档案的保管工作

思考9:档案保管的主要事项有哪些?

一、保管的物质条件

1、档案库房建设的两点要求

2、档案保管设备的要求

3、档案保管装具的种类

思考10:档案对环境有什么要求

二、保管的环境秩序

1、温湿度控制与调节

表单13:库房温湿度记录表

思考11:档案日常防护有什么要求

2、库房防护的4个注意事项

举例:照片在紫外线照射下的性能变化情况

库房内档案流动过程中的措施

3、库房秩序管理

表单14:全宗保管位置参见卡

表单15:档案存放位置索引

表单16:档案库房保管档案情况的存放位置索引

表单17:档案代卷卡

三、特殊载体档案保管

1、录音录像

2、电子档案

思考12:特殊载体保管有什么要求

表单18:电子档案文件清单

小组互动3:公司档案保管要注意哪些方面

第六讲:实战篇-档案的检索

一、档案检索的十种工具

1、案卷目录

2、卷内文件目录汇编

3、分类目录

4、主题目录

5、文号索引

6、专题目录

7、人名索引

8、全宗指南

9、专题指南

10、计算机检索

二、档案注目的项目

1、题名与责任说明

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限

4、时间项

5、载体形态

6、附注与提要项

7、排检与编号项

第七讲:实战篇-档案的利用

思考13:您如何应对他人借阅档案

一、档案利用的四大问题

二、档案借阅的四大法则

三、档案制度与队伍建设

1、档案的三化管理

2、档案制度的修订与完善

3、专兼职档案员队伍建设

4、档案管理纪律要求

5、档案管理监督要求

小组互动4:公司档案利用方面有哪些特别注意事项

案例:某国有银行档案管理实例分享

第八讲:提升篇-如何做好涉密档案的管理工作

思考14:为什么要做好涉密档案的管理

视频:你的档案是怎么丢失的。

一、国家关于保密的等级

1、绝密

2、机密

3、秘密

二、档案主要的泄密渠道分析

1、办公自动化泄密

2、涉外活动泄密

3、通讯工具泄密

4、文书处理泄密

思考:如何降低风险

方法:解决以上四种泄密的手段

三、造成泄密的原因

1、内部员工泄密

2、外部人泄密

四、泄密给个人和企业带来的损害

1、给企业带来的5个损害

2、给个人带来的5个损害

五、泄密会承担的法律后果

1、民事责任

2、行政责任

3、刑事责任

六、防止泄密的六个方法

1、涉密文件规范化

2、绝密文件场景化

3、禁止机密私有化

4、非法交易禁止化

5、减少涉密范围化

6、普通邮寄杜绝化

七、保守秘密十一准则

1、不该说的机密,绝对不说;

2、不该问的机密,绝对不问;

3、不该看的机密,绝对不看;

4、不该记的机密,绝对不记;

5、不在非保密本上记录秘密;

6、不在私人通信中涉及秘密;

7、不在公共场所中谈论秘密;

8、不在亲朋好友前谈论秘密;

9、不随意存放秘密文件资料;

10、不在普通通讯中交流机密;

11、不携带秘密出入公共场所。

课后答疑

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