李彩玉：金融行业档案管理实战保密意识提升

课程背景：

企业的发展，人才是关键。比如人事档案，它记载着人才成长的全部内容，对员工的升迁、待遇、福利、退休等方方面面都有着举足轻重的作用。企业的发展需要全方位的支撑，其中档案管理企业的发展就更为重要了。古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。不仅包括在档案馆的管理，甚至可以扩大到日常文件的拟写、运行、管理、归档的整个工作流程当中。

做好档案管理，不仅能够更清晰了掌握企业发展的每个阶段的重要事项，还可以大大的提升工作效率。然而，在现实工作场景中，仍有一些企业还没有真正的认识到档案的重要性。本课程结合国有企业档案管理的特点，从档案管理理论上提高学员对于档案管理的认识和重视，加强档案管理的范围及规范档案管理的流程，并给出档案管理的要求和管理方法。课程以理论为出发点，切合实际情况，结合企业在实际工作中遇到的需要处理的档案，进行模拟，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

课程结构模型：

课程赠送工具：

《档案管理全套电子表格》1套

《档案管理配套制度模版》1套

《档案管理配套国家相关法规》1套

课程收益：

u 从理论的高度让学员全面的认识档案管理；

u 结合行业实际让学员了解档案管理重要性；

u 运用现代管理技能提升学员档案管理技巧；

u 通过现场讲解，让学员掌握规范管理流程；

u 教会学员正确的发现问题并解决问题；

u 通过案例分析了解泄密的风险，提升档案保密意识。

课程时间：

1-2天， 6小时/天

授课对象：

人力资源管理者、档案管理专职人员，档案管理兼职人员

授课方式：

讲解、课堂互动、案例分享、实操练习、工具表单、视频分享

课程大纲

第一讲：认知篇-什么是档案管理

思考1：什么是档案？

导入：

1、中国古代的档案管理

2、现代企业的档案管理

一、档案的种类

1、按来源分为2类

2、按内容分为3类

3、按形成进间分2类

4、按档案载体分为4类

思考2：为什么要做档案管理

二、档案管理的六个原则

三、档案管理的趋势分析

1、电子化利用

2、信息集成化

3、数字档案馆

第二讲：实战篇-档案的收集

讨论4：目前公司的档案管理是怎么做的

思考4：在收集阶段，主要收集哪些材料，收集的标准是什么？

一、档案收集的两个渠道

1、内部收集

2、外部收集

二、档案收集的三个范围

1、管理文件

u 管理文件包括4个方面

思考5：管理类文件主要有哪些？

2、科技文件：5个特点及5种类型

思考6：科技类文件有哪些？有什么特点？

3、其他文件

思考7：除了以上，公司还有哪些文件？

三、档案的鉴定与归档

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值，应该归档

讨论5：您所在的部门哪些岗位是有价值的，您是怎么归档的？

3、对不需归档的文件要进行剔除

讨论6：针对不需要的文件您是如何处理的？

四、档案归档的时间管理

1、管理性文件的归档要求

2、科技性文件的归档要求

3、财务类文件的归档要求

表单1：档案移交目录

表单2：会计档案移交清单

思考8：什么是电子文件

4、电子文件的归档要求

表单3：电子文件登记归档

表单4：电子档案移交与接收登记表

小组互动1：企业档案收集过程中有哪些材料要重点收集？

第三讲：实战篇-档案的整理立卷

一、档案整理的6个环节

1、区分全宗

2、全宗内档案分类

3、编目

4、立卷

5、案卷排列和编号

6、装订或装盒

二、档案整理的四项原则

1、保持有机联系

2、符合文档一体化管理

3、纸质和电子的协调

4、区分文件的价值

三、档案的分类的六种方法

1、年度-机构-保管期限

2、年度-保管期限-机构

3、保管期限-年度-机构

4、机构-年度-保管期限

5、机构-保管期限-年度

6、问题-保管期限-年度

举例：年度-机构-保管期限分类图示

讨论7：您当下是如何分类的，存在哪些困惑？

四、档案的整理与立卷

1、传统档案整理流程

u 传统档案整理流程8步曲详解

表单5：以案卷为单位装订时所用归档式样

举例：档号式样示例01

举例：档号式样示例02

表单6：卷内文件目录

表单7：归档文件目录

表单8：案卷封面

2、新规则下档案整理流程

u 新规则下档案整理的6步曲详解

表单9：以件为单位装订时所用归档章式

表单10：归档章填写示例

表单11：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12：归档文件目录

第四讲：实战篇-档案的价值鉴定

一、决定档案保存价值的两大要素

1、社会利用

2、自身特点

二、档案价值鉴定的四种方法

1、分析档案的内容

2、分析档案的来源

3、档案的时效性

4、分析档案产生的时间

三、档案价值鉴定的工作程序

1、文件归档鉴定

2、划定文件保管期限

3、销毁无价值档案

4、档案 价值复审

四、档案的销毁

1、审批

2、执行与监督

3、后期处理

小组讨论：某公司的档案销毁的问题

表单11：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12：归档文件目录

小组互动2：公司档案的销毁的特别注意事项？

第五讲：实战篇-档案的保管工作

思考9：档案保管的主要事项有哪些？

一、保管的物质条件

1、档案库房建设的两点要求

2、档案保管设备的要求

3、档案保管装具的种类

思考10：档案对环境有什么要求

二、保管的环境秩序

1、温湿度控制与调节

表单13：库房温湿度记录表

思考11：档案日常防护有什么要求

2、库房防护的4个注意事项

举例：照片在紫外线照射下的性能变化情况

库房内档案流动过程中的措施

3、库房秩序管理

表单14：全宗保管位置参见卡

表单15：档案存放位置索引

表单16：档案库房保管档案情况的存放位置索引

表单17：档案代卷卡

三、特殊载体档案保管

1、录音录像

2、电子档案

思考12：特殊载体保管有什么要求

表单18：电子档案文件清单

小组互动3：公司档案保管要注意哪些方面

第六讲：实战篇-档案的检索

一、档案检索的十种工具

1、案卷目录

2、卷内文件目录汇编

3、分类目录

4、主题目录

5、文号索引

6、专题目录

7、人名索引

8、全宗指南

9、专题指南

10、计算机检索

二、档案注目的项目

1、题名与责任说明

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限

4、时间项

5、载体形态

6、附注与提要项

7、排检与编号项

第七讲：实战篇-档案的利用

思考13：您如何应对他人借阅档案

一、档案利用的四大问题

二、档案借阅的四大法则

三、档案制度与队伍建设

1、档案的三化管理

2、档案制度的修订与完善

3、专兼职档案员队伍建设

4、档案管理纪律要求

5、档案管理监督要求

小组互动4：公司档案利用方面有哪些特别注意事项

案例：某国有银行档案管理实例分享

第八讲：提升篇-如何做好涉密档案的管理工作

思考14：为什么要做好涉密档案的管理

视频：你的档案是怎么丢失的。

一、国家关于保密的等级

1、绝密

2、机密

3、秘密

二、档案主要的泄密渠道分析

1、办公自动化泄密

2、涉外活动泄密

3、通讯工具泄密

4、文书处理泄密

思考：如何降低风险

方法：解决以上四种泄密的手段

三、造成泄密的原因

1、内部员工泄密

2、外部人泄密

四、泄密给个人和企业带来的损害

1、给企业带来的5个损害

2、给个人带来的5个损害

五、泄密会承担的法律后果

1、民事责任

2、行政责任

3、刑事责任

六、防止泄密的六个方法

1、涉密文件规范化

2、绝密文件场景化

3、禁止机密私有化

4、非法交易禁止化

5、减少涉密范围化

6、普通邮寄杜绝化

七、保守秘密十一准则

1、不该说的机密，绝对不说；

2、不该问的机密，绝对不问；

3、不该看的机密，绝对不看;

4、不该记的机密，绝对不记；

5、不在非保密本上记录秘密；

6、不在私人通信中涉及秘密；

7、不在公共场所中谈论秘密；

8、不在亲朋好友前谈论秘密；

9、不随意存放秘密文件资料；

10、不在普通通讯中交流机密；

11、不携带秘密出入公共场所。

课后答疑