张祖舜：新生代员工职场辅导课（协作篇） —跨部门沟通：三步搞定合作障碍

【课程背景】

新生代员工在跨部门沟通时经常面临挑战，如目标不明确、需求理解不足和沟通技巧缺乏，导致工作效率低下和团队协作障碍。例如，在跨部门合作时，对工作流程和优先级理解不一致，导致项目预算审批延迟；又如，与其他部门协作时，因专业术语和工作方式的差异，经常产生误解和沟通障碍。

本课程旨在帮助00后员工掌握跨部门沟通的关键步骤，提升其在不同部门间沟通和协作的能力

【课程收益】

• 掌握跨部门沟通的独特性及其在组织中的重要性。
• 学习如何识别和利用不同代际员工的沟通特点。
• 提高跨部门沟通的策略性和有效性。
• 增强解决跨部门沟通障碍的技巧。

【课程特色】

• 实战案例分析，结合真实工作场景。
• 互动式教学，包括小组讨论和角色扮演。
• 沟通技巧的实际演练，提供即时反馈。；

【课程对象】

00后新生代员工，尤其是那些希望提升跨部门协作的职场新人。

【课程时长】

0.5天（6小时/天）

【课程大纲】

第一部分：跨部门沟通的独特性

1、跨部门沟通的核心差异

• 故事一：踢皮球的境界。

思考：为什么会出现“踢皮球“的现象？你觉得问题究竟出在哪里？

• 故事二：许林芳谈跨部门沟通

思考：为什么会出现“踢皮球“现象？背后的原因到底是什么？一切取决于价值的大小

• 影响跨部门沟通的5大因素？
• 跨部门沟通的核心重点—价值互换，利益共享

2、跨部门沟通的挑战

• 故事三：看唐海星一招让大家乖乖配合。
• 如何做到“价值互换，利益共享“？洞察对方；了解自己；实施策略

第二部分：搞清对方—明确对方需求及基本情况

1、识别对方部门属性

• 洞察不同部门的工作属性
• 理解工作流程：掌握不同部门的工作流程和关键里程碑。
• 识别决策结构：了解各部门的决策过程和权力结构。

2、对接人特点的掌握

• 了解性格和代际特征
• 性格类型的识别：通过行为观察了解对接人的性格类型。
• 代际特征的理解：理解不同年代人群的价值观和工作习惯。
• 认识行政级别和影响力
• 级别对沟通的影响：了解不同行政级别对接人可能的沟通风格和影响力。
• 建立有效联系：学习如何与不同级别的对接人建立有效沟通。

3、需求调研与分析

• 需求的细化与排序
• 需求的具体化：将收集到的需求具体化，明确需求的细节。
• 优先级的确定：根据需求的重要性和紧急性进行排序。

第三部分：了解自己—明确沟通任务目的

1、明确沟通目标

• 目标设定的方向性
• 大方向：与组织战略核心对齐，确保沟通目标服务于组织的整体目标。
• 项目方向：明确项目的关键点，如创新、成本控制或市场响应速度。
• 沟通目标：具体化沟通任务目的，确保每个沟通环节都有明确的沟通目标
• 沟通目标的具体化
• 任务拆解：将复杂的沟通任务细分为关键点，如关键信息、关键人和关键节点。
• 明确沟通点：将关键点转化为具体目标，如信息传达、意见征询、决策达成

2、了解自身部门诉求

• 部门属性与需求分析
• 识别核心价值：分析部门核心职责，如研发部门创新能力或市场部门客户洞察。
• 关键需求排序：根据部门优先级和资源状况，对需求进行排序，确定沟通重点。
• 沟通难点提前预判
• 困难预判：识别可能影响目标达成关键执行点，如资源限制、时间压力或利益冲突。
• 边界明确：明确沟通上下边界，如信息共享的限度或决策的权限范围。
• 预案准备：针对可能难点和风险，提前准备应对预案，如备选沟通策略或应急计划。

3、案例分析：新员工小王的客户服务项目

背景：小王作为客服部门的新员工，参与到改善客户服务平台的项目中，需要与IT部门合作。

• 冲突：客服部门希望提升用户体验，而IT部门更关注系统的稳定性和技术实现。
• 策略：识别核心价值：小王识别客服部门的核心价值在于提供优质的客户服务，并了解IT部门的技术专长。
• 沟通难点预判：小王预判了技术实现与用户体验之间的潜在冲突，并与IT部门讨论可能的技术解决方案。
• 预案准备：小王准备了一份沟通计划，包括如何向IT部门传达客服部门的需求，以及如何整合IT部门的技术反馈。 
• 提问：如果你是小王如何做好目标梳理和困难预判，并制定一份详细的应对策略？

第四部分：制定策略—运用有效沟通技巧

1、基础沟通技巧在跨部门沟通中的应用

• 倾听技巧的深化
• 跨部门倾听特点：跨部门沟通是“和弈”的过程。
• 倾听策略：学习通过提问和反馈来展示你在倾听，并鼓励对方分享更多信息。
• 表达技巧的专业化
• 清晰表达目标：在跨部门沟通中，明确表达沟通目的，避免误解和歧义。
• 适应性表达：根据不同部门的专业背景调整你的语言和表达方式，确保信息传达的有效性。
• 非语言沟通的跨部门适应性
• 非语言信号理解：识别和利用肢体语言、面部表情和声音语调等非语言信号，以增强跨部门沟通的效果。
• 文化差异中非语言沟通：了解不同部门或文化背景下非语言沟通差异，并适应差异。

2、跨代际沟通技巧

• 不同年代的代际特征
• 认识自己：00后的代际特征
• 认识他人：80、90、95后的代际
• 跨代际沟通策略解读
• 不同代际的沟通策略：80后的面子；90后的效率；95后的直率
• 00后需要克服的事项：角色意识；表达的边界

4、案例分析与应用

• 案例分析：小张与销售部门的沟通
• 背景：小张需要与销售部门沟通产品特性，但销售团队对技术细节不感兴趣。
• 策略：小张使用简化的语言和类比来解释产品特性，并强调这些特性如何帮助销售团队达成销售目标。
• 思考：如果你是小张，你会采取怎样的沟通策略，完成此次跨部门的沟通

第五部分：课程总结与思考

1、课程要点回顾

• 总结课程关键内容和学习成果
• 学员现场反馈

2、集体探讨

• 思考1：在平时的跨部门沟通中，你会为此做好充分的了解吗？在事前准备的过程中，你认为哪些工作最重要？为什么？
• 思考2：在沟通过程中，最需要注意的沟通事项是什么？原因又是什么？
• 思考3：在跨部门沟通过程中，觉得对方哪些方面跟你不一样？如何做到同频共振？