曹爱子：智能行政—AI赋能行政综合服务技能进阶培训

【课程背景】

在数字化浪潮席卷全球的当下，人工智能技术正以颠覆性力量重塑传统行政工作模式。随着企业数字化转型进程加速，行政服务作为组织高效运转的核心枢纽，亟需突破传统事务性操作的局限，向智能化、精益化、战略化方向升级。为此，“智能行政——AI赋能行政综合服务技能进阶培训”应需而生。课程聚焦“技术认知+场景应用+思维升级”，旨在帮助行政人员系统掌握AI工具（如智能办公平台、数据分析模型）的操作逻辑与落地方法；重构“人机协同”工作流，实现从事务执行到智能管理的角色跃迁；以数据驱动思维优化资源配置，成为企业数字化转型的关键推动者。通过本培训，学员将不仅提升个人竞争力，更助力企业在智能化浪潮中抢占行政效能制高点，实现降本、增效、体验升级的三重突破。

【课程收益】

1. 升级服务品质，掌握行政接待全流程标准化礼仪场景化应对，精准传递企业品牌价值，提升客户与员工满意度。

2. 熟练运用会务管理，确保大型会议高效执行与零失误交付，打造标杆级会务体验。

3. 解锁AI工具，重构效率引擎，深度应用AI办公技术（AI会议纪要生成），实现重复性工作自动化，节省70%以上事务性工时。

4. 建立数据驱动思维，利用AI预测客户需求，推动行政决策从“经验导向”转向“精准智能”。

5. 打通协作链路，激活组织效能，运用高情商沟通法则，快速建立跨部门信任，消除协作壁垒。

6. 掌握结构化汇报技巧，精准传递行政价值，赢得管理层支持。

7. 构建“服务+管理+战略”三维能力模型，以行政数字化成果反哺企业降本增效目标，成为组织数字化转型的核心赋能者。

8. 学员不仅能够突破传统行政能力边界，更将具备“技术应用+人性化服务”的双核竞争力，助力企业降低运营成本，同时提升员工满意度与跨部门协同效率。

【课程特色】

l 专业性——从行政接待、会议管理等必备修炼，提升综合能力，针对性强，并通过场景演练帮助学员形成习惯，提升行政接待能力。

l 系统性——课程系统架构清晰，整套高效的体系内容前后贯穿，相互辉映。

l 有效性——课程内容是爱子老师多年提炼的经验和工作方法，具有很强的实用性。

l 应用性——非传统教学方式，旨在"学以致用，立竿见影"；每项内容都透过实际的案例和操作工具，引导学员找到标准，并学习到最实用的操作工具，直接拿来使用。

l 趣味性——整个培训过程，采用学员互动，现场模拟场景训练等多种方式，使气氛热烈，学员在开心之中掌握实战技能。

【课程时间】

2天（6小时/天）

【课程对象】

行政办公人员

【课程方式】

以下培训，将采用激情讲授法、专业示范法、案例法、情景模拟法、角色扮演法、实操演练法等进行培训。培训互动性非常强，实效落地，让学员在轻松愉悦的氛围中学习收获知识与技能。

【课程计划】

【课程大纲】

第一讲：角色认知

一、行政人员的角色认知

我们是谁？现场互动：我们是企业的“品牌形象代言人”

1. 企业运营的隐形引擎

2. 跨部门协作的中枢纽带

3. 企业形象的第一道门面

4. 员工体验的温度调节器

二、行政接待礼仪认知

1. 学礼与企业、员工多赢的关系图解

2. 礼仪定义解析（现场示范讲解，通俗易懂）

3. 会议礼仪特性与精髓

第二讲：会面礼仪——商务活动成功的开始

一、问候礼仪：人际交往的第一把金钥匙

1. 问候拉近距离

2. 问候的时间、内容

3. 问候的次序

二、称呼礼仪： 得体的称呼表达尊敬

1. 规范的称呼获得

2. 称呼的禁忌

3. 不同场合的灵活称呼

三、介绍礼仪：用介绍打开交际之门

1. 介绍人的站位、表情、手势规范

2. 介绍的次序

3. 介绍中的“察言观色”

四、名片礼仪：名片传递的标准礼仪

1.　名片的作用、内容

2.　名片传递的次序

3.　名片递送的规范

4.　名片的收藏与保存

五、握手礼仪：如何通过握手方式提升初见信赖感?

1. 最美的一米线

2. 握手的禁忌

3. 握手的原则

课堂演练：初次会面实操

第三讲：行政商务接待——商务往来利器

一、接待前准备

1. 五知：知主宾情况、来宾总体情况、来宾整体计划、来宾具体要求、来宾抵达时间；

2. 三了解：了解己方接待规格、接待重点、有关预案

3. 一会议：召开接待前的分工协作会议

4. 环境准备：6Ｓ管理；黄金法则

5. 认人识人

6. 智能方案生成器：输入来宾职级/文化背景等参数，3分钟输出定制化接待方案

二、引导陪同礼仪

（一）行路礼仪

1、两人同行

2、三人同行

3、纵向行走

4、路遇尊者

（二）上下楼梯

1、单行行走

2、靠右行走

3、居前引导

（三）乘坐电梯

1、出入电梯顺序

2、电梯尊位

3、电梯引领姿势

（四）进出房间

1、内开门

2、外开门

3、敲门礼仪

4、出入顺序

5、引导客人进入会客室

三、奉茶礼仪

1、奉茶人员

2、奉茶顺序

3、茶叶水杯水温选择

4、敬茶方法：方位、姿势、语言

5、续水时机

6、奉茶禁忌

四、送客礼仪

1、送客三送

2、送客礼仪实操

结合前面所学的会面礼仪等礼仪知识与实操，进行商务接待场景礼仪实操演练，讲师点评

第四讲——行政接待商务乘车

一、乘车礼仪规范

1. 乘车时尊位在哪里？

2. 主人驾车与专职驾驶员驾车的座次规范

3. 上下车顺序

4. 女士如何上下车更显优雅

5. 开关车门礼仪规范

6. 护顶礼仪规范

7. 下雨天、晴天，如何为客户撑伞

二、接机/接站流程

（一）信息确认

1) 提前3小时查询航班动态，确认是否准点。

2) 确认接机/接站地点（无托运行李可快速接应）。

（二）车辆准备

清洁车辆内部，确保无异味，调整温度至24℃（夏季提前开空调，冬季预热座椅）。

（三）物品准备

1) 接机/接站牌

2) 后排备好矿泉水、湿巾、充电线（Type-C+苹果接口）、一次性拖鞋。

3) 小礼包、独立包装消毒巾。

4) 商务伞（雨天备用）+毛毯（询问后提供）。

（四）路线规划

1) 计算时间，是否路况异常（例如修路、堵车），寻找最优路线

2) AI智能生成接机接站个性化服务，宾客满意度提升

（五）接机/接站流程

1) 抵达机场/高铁站（提前到达）

2) -停车场停好车，持接机/接站牌提前20分钟至出口显眼处等候。

（六）见面礼仪

1) 自我介绍话术

2) 主动提行李

3) 侧身引导走向停车场，保持半步距离。

4) 提前打开右后车门，手护车顶防碰头。

（七）乘车服务

1) 车内安排：调整座椅倾斜度至舒适角度，询问需求：“**，温度/音乐是否需要调整？车上有矿泉水、湿巾和充电设备，您随时取用。”

2) 个性化服务： 播放轻音乐（预设钢琴曲/自然白噪音，音量调至15%）。

3) 递上小礼包：“这是公司准备的小心意，**特色茶点，您路上可以尝尝。”

4) 行程沟通：“预计**前到达公司，**会在门口迎接您。您需要先休息片刻，还是我简要介绍沿途规划？”（根据客户回应灵活应对）

5) 途经地标时自然介绍：“前方是**（避免过度打扰）

（八）抵达后服务

1) 停稳后先下车，开门并护顶

2) 提取行李并确认

第五讲：行政接待商务宴请

一、宴请中的座次礼仪

1、主人应该座在哪里

2、谁是尊位

3、单主人座次安排

4、课堂演练：座次图

二、点菜技巧

1. 谁来点菜？

2. 点菜六搭配

3. 点菜注意事项

4. AI点餐算法：根据宾客口味偏好生成菜单

三、用餐礼仪

1. 如何入座

2. 如何敬酒

3. 宾客专属敬酒词：迅速生成定制化敬酒词，宾客满意度提升

4. 不胜酒力该如何婉拒

5. 如何喝汤

6. 如何用筷

7. 用餐过程中的礼仪有哪些讲究

四、离席礼仪

1、中途离席怎么办

2、离席注意事项

课堂演练：餐桌礼仪实操

第六讲：AI办公提效——deepseek办公提效实操训练

一、deepseek工具解析

Deepseek与其他常用AI对比

Deepseek功能解析

二、三步破解AI答非所问

1. AI对话底层逻辑

2. AI对话答非所问原因

3. AI对话万能公式

1）定角色

2）定需求

3）定示例

4. 6、AI对话万能公式现场演示

5. 练习：运用万能公式解决工作难题

三、实战工坊——AI办公场景应用

1、智能会议纪要生成讲解、讲师示范、学员实操练习

1) 实时会议纪要生成

2) 录音纪要生成

3) 会议纪要导读

4) 会议纪要脑图一键生成

5) 会议纪要导出实操

2、PPT秒级生成实操

1）主题生成PPT实操

2）大纲生成PPT实操

3）PPT格式优化

4）PPT导出

3、领导演讲稿撰写实操

1）演讲稿的身份匹配

2）演讲稿金句智能生成

3）应急处理：临时任务给领导写演讲稿

4、公文写作实操

1) 公文写作格式

2) 公文类型

3) 公文写作智能生成

4) 公文写作校对

5) 课堂练习

第七讲：高效沟通——高情商沟通技巧与工作汇报训练

说话是一门艺术，怎么说比说什么更重要！在工作中，管理人员如何把话说出去，把心收回来；把话说出去，把人聚起来；把话说出去，把事干起来？掌握管理中关键的情商沟通技巧，迅速拉近人与人之间的距离，融洽人际关系，提高管理成效与管理者魅力。

一、低情商表现——语言暴力

1、 常见语言暴力：你怎么回事啊，这个都不会；跟你说了多少遍了你是听不懂吗？你怎么这么笨？你们的执行力太差了；你问我我问谁啊？…………老是、总是、永远、从来都不、一点都不、怎么回事、怎么可能、当然不是……

2、 语言暴力带来的危害：习惯性把问题归咎于他人，缺少自主判断及承担责任的能力。心理学上称之为人格失调症，让别人活得痛苦。

3、 拒绝语言暴力

1）把“你”变成“我”

例如“跟你说了多少遍了你是听不懂吗？”换成“请问我有说明白吗？哪里不太清楚我再说一遍。”

2）把“责备批评抱怨推脱”，变成“我+解决方案”

例如“你怎么回事啊，这个都不会”，换成“我觉得/我发现/我认为/我希望/我相信你这样做+……”

4、 四种常见低情商语言与高情商沟通策略与话术

1）拒绝语

2）命令语

3）指责语

4）贬低语

二、高情商沟通技巧训练——学会赞美

1、分享：最近被赞美或赞美他人的情景，感受或结果如何？

2、思考：赞美的五大好处

3、高情商的赞美技巧

1）真诚法

2）最字法

3）背后法

4）加减法

5）抑扬法

课堂演练：赞美身边人，营造快乐工作氛围

三、工作汇报技巧

案例解析：不懂汇报工作，怎能提拔加薪？

让上司满意的汇报模型——黄金圈

1、 运用1：向上司报喜

1） 总结归纳成绩

2） 关键行为描述

3） 需求支撑诉求

课堂演练：自定情景向上司汇报工作成绩，讲师点评

2、运用2：向上司报忧

1）报忧3大前提：

ü 没有验证事实不报

ü 没有调查原因不报

ü 没有解决方案不报

2）报忧注意事项：

ü 上司会客时不报

ü 上司情绪不好时不报

ü 上司想休息时不报

实战演练：自定情景向上司汇报工作中出现的问题，讲师点评

四、跨部门沟通的技巧

跨部门沟通如何运用理由充分的话来使对方接受，支持配合，采取行动，就要掌握说服技巧，这对于提高部门合作具有重要作用。

1、跨部门沟通的障碍

1) 跨部门合作的根本问题

2) 跨部门合作配合不佳的原因

2、目标导向的影响力沟通

1) 基于目标的沟通

2) 基于影响的沟通

3) 基于氛围的沟通

3、跨部门沟通说服三步曲

1) 以退为进

2) 构建共鸣

3) 共同目标

4、跨部门沟通说服模型运用

1、ＡＧＣ模型

课堂演练：根据工作场景进行练习，讲师点评

第八讲：智会未来——专业会务筹划与会议管理全流程实操

一、会议接待准备工作

1. 了解会议类型、目的、主题、人数等相关信息，做到心中有数

2. 会议接待准备工作黄金法则

二、会议通知编写与发送

1. 通知结构要素

要素	要求	示例
标题	单位+事由+文种	XX公司关于召开2023年度总结会的通知
主送单位	顶格书写	各部门、各分公司：
正文	会议要素完整	时间、地点、议题、参会人员等

2. 写作注意事项

1) 正确示例

2) 错误示例

三、发送规范

3) 提前发送时限

4) 发送渠道：

5) 确认机制

三、会议座次安排

（一）会议排序五大原则

1. 面门为上

2. 以远为上

3. 以景为上

4. 以右为上

5. 居中为上

（二）主席台座次

1. 主席台领导为双数时，如何排座

2. 主席台领导为单数时，如何排座

3. 检验：根据职务画出主席台座次

（三）双边会谈座次

1. 会谈桌横对门座次，主方应坐哪边

2. 会谈桌竖对门座次，主方应坐哪边

3. 有翻译人员，座次如何安排

（四）会客室座次

1. 主客双方会谈，会客室座次，主方坐哪边

2. 上级领导来访，会客室座次，主方坐哪边

3. 案例解析：省委书记接待中国前国民党主席马英九的会见座次

四、会场布置十规范

1. 椅子离桌面的距离规范

2. 椅子与椅子之间的距离规范

3. 席卡摆放规范

4. 话筒摆放规范

5. 资料摆放规范

6. 纸笔摆放规范

7. 茶杯摆放规范

8. 纸巾摆放规范

9. 矿泉水摆放规范

10. 采光、通风、温度要求

11.本模块可在会议室进行实操讲解，通过讲师讲解、讲师示范、学员演练、讲师点评，确保人人都清楚会场布置规范与标准

五、会前人员分工

六、会议服务茶水礼仪

（一）茶水服务顺序

1) 上茶顺序原则

2) 主席台7人以内上茶顺序（1人服务）

3) 主席台7人以上上茶顺序（2人服务）

4) 双边会谈先给谁上茶？上茶顺序规范

5) 会客室上茶顺序规范

（二）上茶礼仪实操训练

1. 会议常用茶杯讲解

2. 会议茶具、水温准备

3. 上茶时机选择

4. 低位上茶如何使用托盘

5. 为客上茶应该从哪个方位进行

6. 上茶礼仪实操八步曲讲解与示范

7. 低位上茶实操讲解与示范

8. 会议多久开始进行续水服务

9. 实操演练：会议上茶

七、会议服务突发事件处理

1. 不小心打翻茶水、烫到客人等因工作人员失误导致的突发状况如何处理

2. 设备突然故障怎么办(例如话筒没声音、投影播放不了、突然停电）

3. 场外有人要找会场的与会人员

4. 会场有人摔倒等安全事件发生

5. 实操演练：突发事件处理

八、会议颁奖礼仪实操训练

1. 颁奖礼仪舞台常识了解

2. 颁奖现场位置礼仪

3. 颁奖人员安排有序

4. 颁奖礼仪流程规范

5. 引领获奖人员上台礼仪实操

6. 引领颁奖嘉宾上台礼仪实操

7. 颁奖托盘员礼仪实操（证书、奖品、奖杯、奖牌）

8. 颁奖鼓掌礼仪规范

9. 与颁奖嘉宾合影礼仪规范

10. 实操演练：多人颁奖礼仪实操

九、会后服务主要工作

1. 会议结束礼貌送客

2. 实操演练：重要客户电梯送客礼仪实操

3. 会场遗留物品检查

4. 会场安全隐患检查（烟头等）

5. 会场卫生清洁服务

十、会议接待服务工作总结

（一）总结报告结构

章节	内容要点	数据支撑
工作概述	会议基本信息（名称/时间/地点/规模）	会议通知文件、签到表扫描件
准备阶段	人员分工、物资准备、应急预案	分工表、采购清单、应急预案文档
实施阶段	接待流程执行、突发事件处理	现场照片、值班记录表
数据统计	参会人数、物资消耗、费用明细	统计报表、发票复印件
问题与不足	服务缺陷分析、投诉处理情况	客户反馈表、投诉记录
改进建议	流程优化方案、培训需求	改进方案草案

二、信息收集清单

1. 基础信息

1) 会议批件/通知文件

2) 参会人员名单及职务

3) 会议议程最终版

2. 接待数据

1) 接送站记录表（车次/人数/时间）

2) 酒店入住登记表

3) 餐饮服务反馈表

4) 会议室使用登记表

3. 费用信息

1) 预算与实际支出对比表

2) 物资采购清单及发票

3) 外包服务合同及结算单